BEVAR HMS og Vedlikehold
Hven tar ansvar for lekeplassen i ditt borettslag?
Introduksjon av Bevar HMS
Den nye web-baserte løsningen for systematisk arbeid med Helse, Miljø og Sikkerhet innebærer at alle data ligger lagret sentralt, og den enkelte styreleder eller andre medlemmer med gitte rettigheter har tilgang gjennom internett på sin pc.
I den nye løsningen er det lagt stor vekt på funksjonalitet og brukervennlighet. Dette på bakgrunn av kundenes ulike behov, størrelse og utforming av boligmassen. Samtidig er det også ulik kompetanse blant brukerne som gjør at brukervennlighet er helt vesentlig for at systemet skal oppleves som et hjelpemiddel og ikke som en belastning.
Avvik
Registrering av avvik er et helt vesentlig punkt i det daglige HMS-arbeidet. Forskriften sier at det skal gjennomføres minimum to vernerunder i året. Systemet har digitale sjekklister for vernerunder som gjør det mulig å utføre denne vernerunden digitalt med eksempelvis en I-phone eller liknende smarttelefon, eller ved å krysse av manuelt på et skjema og legge resultatet inn i systemet gjennom sin pc.
Hvis det oppdages feil eller mangler som kan være til fare for liv og helse, legges dette inn som avvik i systemet. Det nye systemet er da bygd opp slik at det legges inn en tid for når dette skal utføres og hvem som har ansvaret for at det blir utført. Systemet har et register der man kan legge inn faste samarbeidspartnere.
Oppdatert og lett tilgjengelig oversikt
Man får en kontinuerlig oversikt over alle aktiviteter. Dette er viktig med tanke på eksempelvis styremøter, brannsyn eller el.-sjekk. Man kan ved et tastetrykk få utskrift av all aktivitet som har foregått i perioden.
Nye lover, forskrifter, rutiner og andre dokumenter oppdateres automatisk i systemet, slik at brukeren slipper å følge med og skifte ut gamle utdaterte dokumenter.
Løsningen gir også en smidig og oversiktlig overgang i skifte av et styre i boligselskapet. Ved ulike arbeidsformer så er det også en stor fare for at viktig dokumentasjon kommer på avveie, og med dette systemet så sikrer vi at alt relatert HMS-arbeid lagres på samme sted.
Priser
Kostnader knyttet til systemet skiller mellom tre kategorier: etablering, årlig lisens og aktiv HMS-bistand, hvorav etablering og årlig lisens er nødvendig for å gå inn på systemet, mens aktiv HMS-bistand er valgfritt for hver enkelt.
Etablering
Etablering inkluderer programvarelisens, kartlegging av bygningsmassen, risikovurdering, innhenting og arkivering av informasjon, dokumenter og serviceavtaler, tilpassing av systemet mot kunde og opplæring.
Årlig lisens
Årlig lisens gir kontinuerlig oppdatering av lover, forskrifter, dokumenter, sikring (back-up) og drift av web-løsningen, samt enkel support.
Aktiv HMS- bistand
Aktiv HMS-bistand inkluderer Årlig lisens samt 2 vernerunder pr år, utført av BBLs HMS-rådgiver.
|
Egenskaper
|
Beskrivelse
|
|
Få og store funksjonsknapper
|
Fokus på brukervennlighet slik at det skal være enkelt å finne frem i systemet.
|
|
Aktivitetskalender
|
Aktivitetskalenderen gir full oversikt over de aktiviteter som er planlagt gjennom året, slik at den blir et hjelpemiddel for å huske hendelser i HMS- arbeidet.
|
|
Påminnelsesfunksjon
|
Funksjonen gir den ansvarlige en påminnelse når eksempelvis kontroller eller avvik skal utføres. Påminnelsen sendes til mobil, e-post eller begge deler om ønskelig.
|
|
Avviks- og tiltaksliste
|
Nytt avvik legges enkelt inn i systemet, med beskjed om ansvarlig for å utbedre avviket. Ansvarlig kan eksempelvis være elektriker, og etter at avviket er lagt inn så sendes dette direkte til elektrikeren. Sekundet senere vet elektrikeren at dere trenger hans tjenester. Når feilen er rettet kan elektriker lukke avviket via mobiltelefonen eller PC’n, og avviket legges da direkte inn i arkivet.
|
|
Sende og motta meldinger
|
Meldinger kan sendes og mottas direkte i systemet, hvor det eksempelvis kan komme beskjed vedrørende nye forskrifter som er oppdatert og lagt inn i systemet, eller at Usbl kommer for å utføre vannsjekk i neste uke.
|
|
Kontaktregister
|
Kontaktregisteret benyttes for å legge inn deres faste samarbeidspartnere, eksempelvis elektriker, servicetekniker til heisen, medlemmer av styret og vaktmester.
|
|
Utskrift av rapport
|
Denne funksjonen er meget viktig og effektiv ved eksempelvis styremøter eller brannsyn. Ved et tastetrykk på knappen ”Lag rapport” skrives en statusrapport som forteller hvordan det går med de planlagte aktivitetene, avvik og tiltak samt viktige meldinger fra boligbyggelag og fagansvarlig.
|
|
HMS-arkiv
|
HMS-arkivet inneholder serviceavtaler, kontrollrapporter avsluttede hendelser med mer.
Ved spørsmål fra myndigheter eller andre som ønsker å se at HMS- arbeidet er fulgt opp, er ikke veien lang til HMS-arkivet.
|
|
HMS-system
|
Alt fra dugnadsarbeid, oppfølging av vaktmester, kravene som gjelder ved heis, hvilket ansvar styret og den enkelte beboer har, forebyggende brannvernarbeid m.m. finnes i HMS-systemet.
En annen fordel er at systemet alltid er oppdatert, og boligselskapet får automatisk beskjed om nye endringer.
|
|
Digitale sjekklister
|
Egenkontrollen/vernerunder utføres med bruk av Ipad / Iphone eller papir. Kontrollører bestemmer selv hvilke anmerkninger som skal konverteres direkte til et avvik/tiltak.
|
|
Rollefordeling
|
Systemet gir mulighet for tydelig rollefordeling mellom brukerne med hensyn til tilgang, ansvarsfordeling og kompetanse.
|
|
Beboer
|
Systemet er tilrettelagt for egen hjemmeside, hvor husordensregler, vedtekter eller annen viktig informasjon kan publiseres til beboerne.
|